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将项目数据转换为项目智能

2021年2月26日

雷内·卡拉斯

在过去十五年中,AECO项目设计和施工过程中积累的数据量大幅增长。处理如此多的数据对各种规模的企业来说都是一个巨大的挑战。

与此同时,有一种流行且被广泛接受的理论认为,数据而不是石油已成为地球上最有价值的资源。

但AECO企业如何利用其项目信息做出明智的决策,而不是被信息压垮?

埋在数据雪崩之下

建筑师、工程师、项目经理等面临的最大障碍之一是快速查找和访问信息的巨大挑战。每天处理数以百计的新文件和电子邮件,这些文件和电子邮件必须正确归档、命名和分类,这只会增加管理负担。

然而,大多数文档管理系统恰恰需要这样一种方式:手动方式使项目信息可搜索且有价值。

在堆积如山的电子邮件和文件中进行筛选不仅耗时,而且会分散对交付成功建设项目这一主要任务的注意力。

除了浪费宝贵的时间处理创造性和行政性工作外,大量数据的低效处理也会给后续建设项目的成功带来潜在风险。

被太多手动任务压得喘不过气来的团队成员往往容易出错,这可能导致重要文件丢失或保存不正确,甚至可能由于沟通错误而导致重大施工错误和延迟。

通过有效管理项目信息,更好地做出决策

当项目团队能够专注于使用项目信息做出更好的决策,而不是忙于组织数据的管理任务时,公司运营和产出的质量就会提高。团队可以更好地了解他们的工作、同事的工作以及项目本身。

归档的项目数据在决策过程中常常被忽略。了解哪些工作以前有效,哪些不有效,是改进工作流程以备将来使用或避免可预见风险的一个好方法。然而,如果团队正在努力管理当前信息,那么挖掘过去以获取见解可能是不可行的。

利用技术利用项目信息的力量

利用项目智能的关键是使用正确的数字工具和系统,以支持AECO公司管理和理解其项目数据。然而,关键的因素是找到一种尽可能多地自动化工作量的方法,为团队成员创建有效的捷径,而不是额外的障碍。

不幸的是,许多解决方案,如通用电子数据管理系统(EDMS)或经典的通用数据环境(CDE)平台,严重依赖手动输入来获取价值,这往往超过了它们的好处。

当前的项目信息管理(PIM)系统,自动化了项目信息的索引,消除了一些手动数据组织任务。数据不必上传或移动到单独的系统。相反,该软件会自动扫描每个文件(电子邮件、PDF、图像、图纸等),无论它们位于哪个平台上,索引关键字,然后进行搜索。用户随后可以在几秒钟内轻松定位和访问任何重要信息,并从一个位置集中管理和共享所有类型的项目数据,而无需担心如何对文件进行归档、命名、标记、排序、分类、排序或编目。

同时,像Newforma项目中心这样的真正的PIM系统监控并记录每一个数字资产,以供将来参考和透明。有了这个,每个团队成员都有一个审计跟踪,记录哪些文件是由谁、何时以及为什么访问、共享和下载的。

有了所有这些洞察,AECO项目团队可以再次得到保证,随时掌握最准确、最新和最好的信息,以便做出明智的决策。通过数据转换所花费的时间现在可以用来分析信息。

目前还无法确定数据是否比石油或黄金更有价值。但有一点是肯定的:公司可以通过充分利用其信息获得竞争优势。

作者:Rob Stephen和Rene Karras


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